Verschil met software

online boekhoudpakket van e-boekhouden.nl

Het verschil tussen een goed administratiekantoor en een online boekhoudpakket. Uitbesteden? Onze meerwaarde. 

De software-pakketten met standaard boekhoudsoftware zijn tegenwoordig zeer goed, dat is zonder meer waar. Maar ondernemers laten – als ze zelf hun boekhouding met een dergelijk pakket doen – absoluut geld liggen. Je moet ‘t zo zien: waar jij tekort schiet, vullen wij aan. De financiële voordelen zijn voor jou.
Onderstaand nuttige informatie hoe je zelf de administratie zo goed en economisch mogelijk kunt inrichten.
Bij HM Schilder werken wij zelf uiteraard ook met boekhoudsoftware, gebaseerd op (dubbel versleutelde) cloudsoftware. Maar het slimme doordenken doen onze kundige mensen. En die gaten kan een standaard boekhoudpakket niet opvullen….
Gelooft u dat niet? Kom dan ‘ns langs bij ons. Dan leggen wij rustig en helder uit waar onze meerwaarden liggen. Geheel vrijblijvend, uiteraard. Je bent altijd welkom! 

Neem contact met ons op

 

Eerst een uitleg: wat is het verschil tussen administratie en een boekhouding? 

Het verschil tussen een “boekhouding” en een “administratie” is dat een boekhouding een onderdeel is van je administratie. Je boekhouding is je financiële administratie en je administratie bevat alle gegevens en documenten die te maken hebben met je bedrijf of organisatie. Denk bijvoorbeeld aan je verzekeringspolissen, contracten, urenregistratie, salarisadministratie enzovoorts.

Boekhouden is dus in principe het verwerken van je financiële handelen. Hierbij heb je te maken met omzet, kosten, schulden en/of bezittingen. Bijvoorbeeld doordat je iets verkoopt. Je kunt er voor kiezen om je boekhouding zelf te doen of deze uit te besteden.

Bij HM Schilder doen wij aan financiële begeleiding. Op werkelijk alle fronten.

Wij bieden overzicht. Een helder en simpel beeld van wat je nodig hebt. 

Of je nu klein of groot bent als bedrijf, van het begin af aan is het belangrijk om een goede administratie en boekhouding op poten te zetten. Dit heb je nodig om aan het einde van het jaar de belastingaangifte te kunnen doen en elk kwartaal of maand de OB aangifte, maar uiteindelijk heb je een goede administratie vooral voor jezelf.

De boekhouding van een startend bedrijf

In het begin volstaat het om je boekhouding in een spreadsheetprogramma als Excel op te zetten; je hebt waarschijnlijk weinig verkoopfacturen in het begin en een beperkte hoeveelheid inkoopfacturen. Je kosten en opbrengsten zijn overzichtelijk en je kunt gemakkelijk je BTW verplichtingen bijhouden. Ook een cashflowoverzicht is snel gemaakt. Echter, Excelsheets zijn vatbaar voor fouten, omdat elke cel waar gegevens in staan gemakkelijk gewijzigd kan worden, ook als dit niet de bedoeling is. Ook is het soms moeilijk het overzicht te vinden wanneer je berekeningen moet maken met veel gegevens. De kans op fouten is hierdoor redelijk groot. Echter, de kosten die je bespaart door niet meteen een boekhoudpakket te hoeven nemen en deze in te richten wegen in het begin op tegen deze ongemakken.

Dan hebben we de balans

Een balans geeft weer hoeveel bezittingen het bedrijf heeft, hoeveel verplichtingen en schulden en hoeveel geld er door de eigenaar in het bedrijf is geïnvesteerd.

De resultatenrekening, die weergeeft hoeveel omzet en kosten het bedrijf heeft en hoeveel winst er wordt gemaakt. Dit overzicht is belangrijk voor je belastingaangiften en om te meten hoe goed je onderneming presteert.

Het cashflow-overzicht, waarmee je voorspellingen maakt wanneer je geld verwacht te ontvangen en wanneer je het verwacht uit te geven. Dit is belangrijk om op tijd je facturen te kunnen betalen en faillissement te voorkomen.

Wat is goed voor jezelf om concreet op orde te hebben? 

Voor jezelf is het goed om de volgende zaken in je administratie te hebben in verschillende mappen:

• VerkoopfacturenBoekhouding
• Inkoopfacturen
• Bankafschriften
• Belastingadministratie
• Verzekeringspolissen
• Contracten
• En alle overige informatie die specifiek voor jouw bedrijf van toepassing kan zijn.

Digitaal gezien moet je het volgende goed bewaren en regelmatig backuppen:

• Je boekhoudingsbestanden (het allerbelangrijkste!)
• Je e-mails, zowel verstuurd als ontvangen
• Het debiteurenbeheer (wie van je klanten moet nog betalen, wanneer en hoe heb je ze aangemaand en welke debiteuren liggen bij het incassobureau?)
• Een voorraadadministratie indien je een handelsbedrijf of productiebedrijf hebt
• Alle andere belangrijke zaken die je regelmatig zult moeten gebruiken (bijvoorbeeld formulieren van de KvK, je Algemene Voorwaarden, eventueel digitale facturen, een administratie van verhuurde producten, een overzicht van openstaande waardebonnen etc.)

Voor de dagelijkse gang van zaken is het goed om de volgende “werkstapels” te hebben:

• Verkoopfacturen van je verkochte producten en diensten die nog in de administratie moeten worden ingevoerd
• Inkoopfacturen die je hebt ontvangen die nog in je boekhouding moeten worden verwerkt
• En als dit gedaan is, welke facturen nog betaald moeten worden
• Verkoopfacturen van debiteuren; klanten die achteraf de factuur betalen en waarvan gecontroleerd moet worden dat ze dit ook daadwerkelijk doen.

Natuurlijk is er niet ene oplossing, die voor elk bedrijf gebruikt kan worden; elk bedrijf is anders van aard en activiteiten en heeft dus ook andere behoeften aan informatie en gegevens die bewaard en geraadpleegd moeten worden, en ook de boekhouding moet hier in sommige gevallen op worden aangepast.

Boekhouden zelf doen of uitbesteden?  

Heb je moeite om te bepalen wat voor jouw bedrijf belangrijk is en hoe je je boekhouding en administratie het beste in kunt richten? Neem contact met ons op! Je bent altijd welkom voor een vriijblijvend gesprek, waarin wij rustig en duidelijk alles kunnen uitleggen.