Veel ondernemers willen hun administratie best uitbesteden, maar twijfelen toch.

Want als iemand anders de boekhouding doet, houd je dan zelf nog wel voldoende overzicht? Weet je nog wat er binnenkomt, wat eruitgaat en hoe je onderneming ervoor staat? En ben je dan niet volledig afhankelijk van je administratiekantoor?

Die twijfel is begrijpelijk. Maar een administratie uitbesteden betekent niet dat je de controle uit handen geeft. Als de administratie goed en slim wordt ingericht, gebeurt juist het tegenovergestelde: je krijgt méér overzicht, actuele informatie en iemand die met je meekijkt.

Je hoeft dus niet alles zelf te verwerken om grip te houden op je onderneming.

Wat besteed je eigenlijk uit?

Je administratie uitbesteden betekent niet dat je nergens meer naar hoeft te kijken. Jij blijft ondernemer en bepaalt nog steeds wat er binnen jouw bedrijf gebeurt.

Wat je vooral uitbesteedt, is het verwerken, controleren en bewaken van de administratie. Denk bijvoorbeeld aan:

• het verwerken van inkoop- en verkoopfacturen;
• het koppelen en controleren van bankmutaties;
• het voorbereiden en indienen van belastingaangiften;
• het controleren of de administratie volledig is;
• het signaleren van ontbrekende documenten of opvallende afwijkingen;
• het opstellen van tussentijdse cijfers en de jaarrekening.

Jij blijft verantwoordelijk voor je onderneming, maar hoeft niet meer zelf iedere factuur, betaling of fiscale regel uit te zoeken.

Wat blijf je als ondernemer zelf doen?

Ook wanneer je de administratie uitbesteedt, blijf je zelf betrokken. Je verstuurt bijvoorbeeld je verkoopfacturen, keurt betalingen goed en levert documenten aan die wij niet automatisch kunnen ontvangen.

Maar dat hoeft allang niet meer met mappen, stapels papier of losse bonnetjes.

Door de administratie digitaal in te richten, kunnen veel handelingen eenvoudiger en sneller verlopen. Facturen kunnen digitaal worden aangeleverd, bankmutaties worden gekoppeld en documenten worden zoveel mogelijk automatisch herkend en verwerkt.

Daardoor hoef jij minder administratieve handelingen uit te voeren, terwijl je wel toegang houdt tot de informatie die voor jou belangrijk is.

Automatisering zorgt juist voor meer overzicht

Bij HM Schilder maken we gebruik van slimme automatisering. Niet om persoonlijk contact te vervangen, maar om tijdrovend en repeterend werk efficiënter uit te voeren.

Denk aan het automatisch herkennen van facturen, het koppelen van banktransacties en het signaleren van gegevens die niet lijken te kloppen. Hierdoor hoeft niet iedere handeling steeds opnieuw met de hand te worden uitgevoerd.

Dat heeft meerdere voordelen:

• documenten worden sneller verwerkt;
• de kans op handmatige fouten wordt kleiner;
• ontbrekende informatie valt eerder op;
• de administratie blijft gedurende het jaar beter bijgewerkt;
• er ontstaat meer tijd voor controle, advies en persoonlijk contact.

Automatisering neemt dus niet het denkwerk over. Het zorgt ervoor dat wij onze aandacht kunnen richten op wat er werkelijk toe doet: controleren, signaleren en met jou meedenken.

Actuele cijfers in plaats van alleen een jaarrekening achteraf

Een administratie heeft weinig waarde als je pas maanden na afloop van het jaar ontdekt hoe je onderneming heeft gepresteerd.

Goede cijfers moeten je helpen terwijl je nog kunt bijsturen.

Kun je die investering verantwoord doen? Ontwikkelt je omzet zich zoals verwacht? Zijn je kosten ongemerkt gestegen? Moet je rekening houden met een hogere belastingaanslag? En houd je voldoende geld beschikbaar voor btw en inkomstenbelasting?

Wanneer de administratie gedurende het jaar wordt bijgehouden, kunnen dit soort vragen eerder worden beantwoord. Je kijkt dan niet alleen terug, maar kunt de cijfers ook gebruiken om vooruit te kijken.

Ontdek wat wij voor jouw administratie kunnen betekenen

Controle houden betekent niet dat je alles zelf moet doen

Veel ondernemers verwarren controle met zelf uitvoeren.

Maar je hoeft niet zelf iedere factuur te boeken om te weten wat er binnen je bedrijf gebeurt. Net zoals je niet zelf alle juridische documenten hoeft op te stellen of iedere technische reparatie hoeft uit te voeren.

Echte controle betekent dat je betrouwbare informatie hebt, begrijpt wat de cijfers zeggen en weet bij wie je terechtkunt als je een vraag hebt.

Daarom vinden wij het belangrijk dat cijfers niet zonder uitleg bij je worden neergelegd. We willen dat je weet wat er speelt en welke gevolgen bepaalde ontwikkelingen voor jouw onderneming kunnen hebben.

Wat gebeurt er als iets opvalt?

Een belangrijk voordeel van uitbesteden is dat er iemand met kennis en ervaring met je meekijkt.

Wanneer kosten sterk stijgen, documenten ontbreken of cijfers afwijken van wat gebruikelijk is, kan dat aanleiding zijn om verder te kijken. Soms is er een eenvoudige verklaring. In andere gevallen is het verstandig om op tijd actie te ondernemen.

Ook veranderingen binnen je onderneming kunnen gevolgen hebben. Denk aan het aannemen van personeel, de aanschaf van een auto, een grote investering, groei van de winst of een wijziging van rechtsvorm.

Juist op zulke momenten is het prettig als administratie, belastingzaken en financieel advies niet volledig los van elkaar staan.

Persoonlijk contact blijft onmisbaar

Een slim systeem kan veel informatie verwerken, maar kent jouw plannen niet.

Het weet niet dat je overweegt om personeel aan te nemen, een bedrijfspand wilt kopen of twijfelt over een grote investering. Daarvoor blijft persoonlijk contact nodig.

Bij HM Schilder combineren we daarom slimme automatisering met een vaste, persoonlijke aanpak. Je hebt iemand bij wie je terechtkunt met vragen en die met je kan meedenken wanneer jouw situatie verandert.

De techniek zorgt voor snelheid en overzicht. Het persoonlijke contact zorgt ervoor dat de cijfers ook echt betekenis krijgen.

Past uitbesteden bij iedere ondernemer?

Niet iedere ondernemer hoeft zijn volledige administratie uit te besteden. Wanneer je weinig transacties hebt, administratief handig bent en er voldoende tijd voor hebt, kun je misschien een deel prima zelf doen.

Het wordt vaak anders wanneer:

• de administratie steeds meer avonden of weekenden kost;
• je regelmatig twijfelt of alles correct is verwerkt;
• je geen actueel beeld hebt van je winst en financiële positie;
• belastingaangiften telkens op het laatste moment moeten gebeuren;
• je onderneming groeit of ingewikkelder wordt;
• je behoefte hebt aan advies in plaats van alleen een boekhoudprogramma.

Uitbesteden is dan niet alleen een manier om tijd te besparen. Het is ook een manier om de administratie professioneler in te richten en betere informatie over je onderneming te krijgen.

De juiste verdeling voor jouw onderneming

Administratie uitbesteden hoeft geen keuze te zijn tussen alles zelf doen of alles volledig uit handen geven.

We kunnen samen bepalen welke werkzaamheden jij zelf wilt blijven doen, wat geautomatiseerd kan worden en welke onderdelen je liever door ons laat verzorgen. Die verdeling hangt af van je onderneming, je wensen en de hoeveelheid tijd die je zelf aan de administratie wilt besteden.

Het doel is niet dat jij niets meer van je administratie ziet. Het doel is dat je minder tijd kwijt bent aan verwerking en juist beter zicht krijgt op de informatie die belangrijk is.