Twijfel je over je boekhouder?
Past jouw boekhouder nog bij jouw onderneming?
Een praktische gids voor ondernemers die willen weten of hun huidige boekhouder nog aansluit bij hun onderneming en toekomstplannen.
Je ontdekt wanneer overstappen verstandig is, welke signalen erop kunnen wijzen dat je huidige boekhouder niet meer bij je past én hoe een overstap in de praktijk verloopt.
📖 Praktische gids • ± 8 minuten leestijd
Je boekhouder kies je niet voor een paar maanden
Een goede boekhouder doet veel meer dan bonnetjes verwerken en belastingaangiften indienen. Je boekhouder kent je onderneming, je cijfers en vaak ook een belangrijk deel van je persoonlijke financiële situatie. Juist daarom is overstappen geen beslissing die je zomaar neemt.
Toch komt er bij veel ondernemers een moment waarop zij zich afvragen of hun huidige administratiekantoor nog wel bij hen past. Niet noodzakelijk omdat de samenwerking slecht is, maar omdat de onderneming ondertussen is veranderd.
Misschien ben je begonnen als zzp’er en heb je inmiddels personeel in dienst. Misschien is je omzet flink gegroeid, heb je een bedrijfspand gekocht, investeer je regelmatig of denk je na over een overstap naar een BV. Op zulke momenten veranderen ook de vragen die je aan een boekhouder stelt.
Waar je vroeger misschien voldoende had aan een correcte administratie en belastingaangifte, heb je nu behoefte aan actueel inzicht, fiscaal advies, automatisering en iemand die vooruitkijkt.
Past jouw huidige boekhouder nog bij de onderneming die je vandaag hebt?
Dat betekent niet dat iedere ondernemer moet overstappen. Soms is een goed gesprek met je huidige boekhouder voldoende. Maar het is wel verstandig om af en toe kritisch te kijken of de dienstverlening nog aansluit bij jouw onderneming en toekomstplannen.
Herken je één of meer van deze situaties?
Veel ondernemers stappen niet over vanwege de prijs. Vaak ontstaat twijfel omdat hun onderneming zich verder heeft ontwikkeld dan de dienstverlening van hun huidige boekhouder.
Je hoort alleen iets wanneer een aangifte klaarstaat.
Je vragen blijven regelmatig lang liggen.
Je krijgt nauwelijks actief fiscaal advies.
Je administratie kost onnodig veel tijd.
Je mist actueel inzicht in je cijfers.
Je hebt het gevoel dat processen slimmer kunnen.
De 10 meest voorkomende redenen waarom ondernemers overstappen van boekhouder
Iedere ondernemer heeft zijn eigen reden om een andere boekhouder te zoeken. Toch zien we dat dezelfde onderwerpen regelmatig terugkomen. Hieronder lees je de tien meest voorkomende redenen.
1. Je onderneming groeit, maar je boekhouder groeit niet mee
Toen je begon, was een eenvoudige administratie misschien voldoende. Je had vooral iemand nodig die de btw-aangifte verzorgde, de jaarrekening opstelde en de aangifte inkomstenbelasting indiende.
Maar een onderneming staat niet stil. Misschien neem je personeel aan, investeer je in machines of voertuigen, koop je een bedrijfspand of overweeg je een BV. Dan krijg je andere vragen.
Je wilt vooraf weten of een investering verstandig is. Je wilt begrijpen welke fiscale gevolgen een beslissing heeft. Je wilt weten hoeveel financiële ruimte er is en welke risico’s je loopt.
Op dat moment heb je niet alleen behoefte aan iemand die cijfers verwerkt, maar aan een adviseur die met je meegroeit.
- Krijg ik actief advies?
- Wordt er meegedacht over de volgende stap van mijn onderneming?
- Of lever ik mijn administratie aan en hoor ik daarna maanden niets?
2. Je krijgt nauwelijks fiscaal advies
Veel ondernemers denken dat fiscaal advies automatisch onderdeel is van de dienstverlening van een boekhouder. In de praktijk is dat niet altijd zo.
Een belastingaangifte kan technisch correct zijn, terwijl er ondertussen fiscale mogelijkheden blijven liggen. Denk aan investeringsaftrek, de keuze tussen een eenmanszaak en een BV, pensioenopbouw, de verdeling van inkomen tussen partners of het juiste moment om een investering te doen.
Belasting besparen begint meestal niet bij het invullen van de aangifte. Het begint bij de keuzes die je gedurende het jaar maakt.
Een betrokken adviseur kijkt daarom niet alleen terug naar wat er is gebeurd, maar bespreekt ook wat er nog kan worden beïnvloed.
Wanneer heeft jouw boekhouder je voor het laatst uit zichzelf gewezen op een fiscale kans of een financieel risico?
3. Je boekhouder reageert pas als jij zelf aan de bel trekt
Iedere ondernemer begrijpt dat een administratiekantoor drukke periodes kent. Rond aangiftetermijnen of tijdens het opstellen van jaarrekeningen kan een inhoudelijk antwoord soms iets langer duren.
Maar structureel dagen of weken wachten zonder te weten waar je aan toe bent, is iets anders.
Stel dat je een bedrijfsauto wilt kopen, iemand wilt aannemen of een belangrijke overeenkomst moet tekenen. Dan heb je vaak vooraf duidelijkheid nodig. Je kunt een zakelijke beslissing niet altijd weken uitstellen.
Goede communicatie betekent niet dat ieder antwoord binnen een uur klaarstaat. Het betekent wel dat je weet dat je vraag is ontvangen, wanneer je een reactie kunt verwachten en dat afspraken worden nagekomen.
- Je moet regelmatig zelf nabellen.
- Je e-mails blijven lang onbeantwoord.
- Je weet niet wanneer je een reactie kunt verwachten.
- Belangrijke beslissingen blijven daardoor liggen.
4. Je administratie kost meer tijd dan nodig is
Veel ondernemers denken dat administratief werk er nu eenmaal bij hoort. Tot op zekere hoogte is dat natuurlijk waar. Maar moderne software kan een groot deel van de terugkerende werkzaamheden overnemen.
Toch zijn er nog ondernemers die iedere maand bonnetjes verzamelen, facturen handmatig doorsturen, bankmutaties overtypen of informatie in verschillende systemen moeten invoeren.
Dat kost niet alleen tijd, maar vergroot ook de kans op fouten en ontbrekende informatie.
Een modern administratiekantoor kijkt daarom niet alleen naar de cijfers, maar ook naar de manier waarop je administratie is ingericht. Soms kunnen kleine veranderingen al veel tijd besparen.
Digitaal aanleveren in plaats van bewaren en sorteren.
Automatisch inlezen in plaats van handmatig boeken.
Slim verwerken zonder gegevens steeds opnieuw over te typen.
5. Je mist actueel inzicht in je cijfers
Een administratie is geen doel op zich. Het is een hulpmiddel waarmee je betere beslissingen kunt nemen.
Toch ontvangen veel ondernemers hun cijfers pas maanden nadat een periode is afgelopen. Tegen de tijd dat duidelijk wordt dat de winst achterblijft, de kosten oplopen of de belastingaanslag hoger wordt dan verwacht, is bijsturen soms lastig.
Actuele cijfers helpen juist bij vragen die vandaag spelen:
- Kan ik verantwoord investeren?
- Is er financiële ruimte om iemand aan te nemen?
- Hoe ontwikkelt mijn winst zich?
- Heb ik voldoende geld beschikbaar voor belasting en andere verplichtingen?
- Welke kosten vallen op en waar kan ik bijsturen?
Cijfers krijgen pas waarde wanneer je begrijpt wat ze betekenen en er op tijd iets mee kunt doen.
6. Je weet niet of je fiscaal nog optimaal bent ingericht
Een onderneming verandert voortdurend. Wat enkele jaren geleden een goede fiscale of juridische structuur was, hoeft vandaag niet meer de beste oplossing te zijn.
Misschien is je winst sterk gestegen. Misschien werk je inmiddels met personeel, heb je meerdere activiteiten of bouw je vermogen op in je onderneming. Dan kan het verstandig zijn om opnieuw te kijken naar je rechtsvorm, beloning, pensioen, verzekeringen en privédoelen.
Dat betekent niet dat iedere groeiende ondernemer direct een BV nodig heeft. Het betekent wel dat de afweging regelmatig opnieuw moet worden gemaakt.
Wanneer die onderwerpen nooit worden besproken, kun je het gevoel krijgen dat je administratie wel wordt bijgehouden, maar dat er niet echt naar het grotere financiële plaatje wordt gekeken.
7. Je onderneming is veranderd
Soms ligt het probleem niet bij de boekhouder. Je onderneming is simpelweg veranderd.
Een kantoor dat uitstekend paste toen je als zzp’er begon, hoeft niet automatisch de beste keuze te zijn wanneer je personeel aanneemt, internationaal gaat werken, meerdere vennootschappen krijgt of complexe investeringen doet.
Andersom geldt hetzelfde. Een groot accountantskantoor met verschillende afdelingen kan voor een kleinere ondernemer juist onnodig afstandelijk of ingewikkeld voelen.
De juiste boekhouder is daarom niet per definitie het grootste of goedkoopste kantoor. Het is het kantoor waarvan de kennis, dienstverlening en werkwijze aansluiten bij jouw onderneming.
8. Digitalisering en automatisering blijven achter
Technologie ontwikkelt zich snel. Werkzaamheden die enkele jaren geleden veel handmatig werk vroegen, kunnen tegenwoordig steeds vaker worden geautomatiseerd.
Denk aan het herkennen van facturen, automatische bankkoppelingen, digitale goedkeuringen, salarisverwerking, dashboards en slimme controles.
Automatisering gaat niet alleen over tijd besparen. Het zorgt er ook voor dat informatie sneller beschikbaar is, fouten eerder worden ontdekt en je administratie beter kan worden gebruikt voor advies.
Bij HM Schilder kijken we daarom niet alleen naar welke software iemand gebruikt. We kijken vooral naar de vraag welke stappen slimmer, sneller of betrouwbaarder kunnen worden ingericht.
Juist doordat minder tijd nodig is voor handmatig verwerken, ontstaat er meer ruimte om naar de ondernemer en zijn plannen te kijken.
9. Je mist één vast aanspreekpunt
Bij sommige kantoren krijg je voor iedere vraag iemand anders aan de telefoon. De administratie ligt bij de ene medewerker, de belastingaangifte bij een andere afdeling en voor advies moet je opnieuw je verhaal vertellen.
Dat hoeft niet altijd een probleem te zijn. Een groter team kan juist veel specialistische kennis bieden. Maar als niemand het volledige overzicht heeft, kan de dienstverlening versnipperd raken.
Veel ondernemers vinden het prettig wanneer er één aanspreekpunt is dat hun situatie kent en intern zorgt dat de juiste specialist wordt betrokken.
Je hoeft dan niet bij iedere vraag opnieuw uit te leggen hoe je onderneming is opgebouwd en welke plannen je hebt.
10. Het vertrouwen of de persoonlijke klik is verdwenen
Een samenwerking met een boekhouder draait voor een belangrijk deel om vertrouwen.
Je deelt financiële gegevens, bespreekt zakelijke onzekerheden en vraagt advies over beslissingen die soms ook grote gevolgen hebben voor je privésituatie.
Wanneer je je niet meer vrij voelt om vragen te stellen, twijfelt aan de opvolging of het gevoel hebt dat je slechts een nummer bent, kan de persoonlijke klik verdwijnen.
Dat betekent niet automatisch dat één van beide partijen iets fout heeft gedaan. Soms passen verwachtingen, werkwijzen of communicatiestijlen eenvoudigweg niet meer bij elkaar.
Als dat gevoel structureel is en een open gesprek geen verbetering oplevert, kan een overstap de beste keuze zijn.
Wanneer moet je juist niet overstappen?
Niet iedere frustratie hoeft direct te leiden tot een andere boekhouder.
Misschien is je boekhouder tijdelijk erg druk. Misschien heb je bepaalde verwachtingen nooit duidelijk uitgesproken. Of misschien is er sprake van een misverstand dat met één goed gesprek kan worden opgelost.
Bespreek daarom eerst wat je mist. Geef concrete voorbeelden en vertel wat je van de samenwerking verwacht. Vraag bijvoorbeeld om meer tussentijds contact, sneller inzicht, actiever fiscaal advies of een slimmere inrichting van de administratie.
Krijg je daarop een open en constructieve reactie? Dan is overstappen misschien helemaal niet nodig.
Blijkt dat je huidige kantoor de gewenste dienstverlening niet kan of wil bieden? Dan weet je in ieder geval dat je beslissing niet is gebaseerd op één irritatie, maar op een structureel verschil in behoefte en dienstverlening.
Vijf vragen die je eerst aan je huidige boekhouder kunt stellen
Twijfel je over de samenwerking? Gebruik dan deze vragen om een eerlijk en inhoudelijk gesprek te voeren.
Hoe werkt overstappen van boekhouder?
Veel ondernemers stellen een overstap uit omdat zij verwachten dat het veel tijd, gedoe of ongemakkelijke gesprekken oplevert. In de praktijk kan een overdracht meestal overzichtelijk worden geregeld.
Kennismaken
Je bespreekt je onderneming, huidige werkwijze, wensen en eventuele knelpunten.
Afspraken maken
Je spreekt af welke werkzaamheden worden overgenomen, vanaf welk moment en tegen welke voorwaarden.
Dossier overdragen
De benodigde administratie, aangiften, jaarrekeningen en overige stukken worden opgevraagd.
Machtigingen regelen
Waar nodig worden nieuwe machtigingen en digitale koppelingen aangevraagd of aangepast.
Administratie inrichten
De administratie wordt gecontroleerd en waar mogelijk slimmer en efficiënter ingericht.
Samen verder
Je krijgt duidelijke afspraken over aanlevering, contact, rapportages en adviesmomenten.
Een overstap kan meestal ook tijdens het boekjaar. Het is dus niet altijd nodig om tot 1 januari te wachten. Wel is een duidelijk overdrachtsmoment belangrijk, zodat helder is welk kantoor welke aangiften en werkzaamheden verzorgt.
Checklist: past je huidige boekhouder nog bij je?
Beantwoord onderstaande vragen eerlijk voor jezelf.
| Vraag | Ja | Nee |
|---|---|---|
| Krijg ik actief fiscaal advies? | ☐ | ☐ |
| Krijg ik binnen een redelijke termijn reactie? | ☐ | ☐ |
| Heb ik actueel inzicht in mijn cijfers? | ☐ | ☐ |
| Is mijn administratie slim en efficiënt ingericht? | ☐ | ☐ |
| Wordt er meegedacht over mijn toekomstplannen? | ☐ | ☐ |
| Heb ik een duidelijk aanspreekpunt? | ☐ | ☐ |
| Begrijp ik mijn cijfers en belastingpositie? | ☐ | ☐ |
| Worden afspraken goed nagekomen? | ☐ | ☐ |
| Voel ik mij serieus genomen als ik een vraag stel? | ☐ | ☐ |
| Heb ik vertrouwen in de samenwerking voor de komende jaren? | ☐ | ☐ |
Scoor je meerdere keren ‘nee’?
Dat betekent niet automatisch dat je moet overstappen. Het is wél een goed moment om met je huidige boekhouder in gesprek te gaan of een second opinion aan te vragen.
Veelgestelde vragen over overstappen van boekhouder
Kan ik midden in het jaar overstappen van boekhouder?
Ja, dat kan meestal. Het is wel belangrijk om duidelijk af te spreken welk kantoor verantwoordelijk is voor lopende aangiften, de administratie en de jaarrekening. Een overdracht per 1 januari is soms praktisch, maar zeker niet altijd noodzakelijk.
Moet ik zelf mijn huidige boekhouder opzeggen?
De overeenkomst met je huidige kantoor is van jou. Controleer daarom altijd de opzegtermijn en voorwaarden. Het nieuwe administratiekantoor kan vaak helpen bij het opstellen van de overdracht en het opvragen van het dossier.
Van wie is mijn administratie?
De onderliggende administratie en documenten van je onderneming zijn in beginsel van jou. Het kantoor kan wel eigen werkdossiers en interne aantekeningen hebben. Bespreek vooraf welke gegevens nodig zijn voor een volledige en zorgvuldige overdracht.
Kan mijn oude boekhouder mijn dossier vasthouden?
Een openstaande factuur kan de overdracht ingewikkelder maken. Zorg daarom dat eventuele financiële geschillen zo snel mogelijk worden besproken. Een nieuwe boekhouder kan vervolgens beoordelen welke informatie nog ontbreekt om de administratie verantwoord voort te zetten.
Moet ik de Belastingdienst zelf informeren?
Meestal moeten machtigingen voor aangiften, uitstelregelingen en digitale berichten opnieuw worden aangevraagd of aangepast. Het nieuwe administratiekantoor kan aangeven wat in jouw situatie nodig is.
Kost overstappen extra geld?
Dat hangt af van de staat van de administratie en de afspraken met beide kantoren. Is de administratie actueel en compleet, dan kan de overdracht meestal efficiënt verlopen. Moeten achterstanden worden hersteld of gegevens opnieuw worden verwerkt, dan kan daar extra werk uit voortkomen.
Hoe kies ik een nieuwe boekhouder?
Kijk niet alleen naar de prijs. Vraag welke werkzaamheden zijn inbegrepen, hoe vaak je contact hebt, wie je aanspreekpunt wordt, welke software wordt gebruikt en hoe het kantoor omgaat met advies en automatisering. De samenwerking moet passen bij de omvang, complexiteit en ambities van jouw onderneming.
Vrijblijvend en eerlijk
Twijfel je nog over je huidige boekhouder?
Een boekhouder kies je vaak voor meerdere jaren. Het is daarom verstandig om niet overhaast te beslissen, maar je huidige situatie eerst goed te laten beoordelen.
Tijdens een vrijblijvende second opinion kijken we naar je administratie, werkwijze en wensen. We geven eerlijk aan waar verbeteringen mogelijk zijn en of overstappen volgens ons werkelijk meerwaarde heeft.
Vraag een vrijblijvende kennismaking aan
Soms is overstappen verstandig. Soms is een goed gesprek met je huidige boekhouder voldoende. Die eerlijkheid vinden wij belangrijker dan het binnenhalen van een nieuwe klant.
Bel ons
0299 - 36 23 77
Mail ons
info@hmschilder.nl
Ons kantoor
Boezelgracht 17
1132 PE Volendam