Voor ondernemers die twijfelen

Twijfel je over je boekhouder? 7 signalen dat het misschien tijd is voor een overstap

De meeste ondernemers stappen niet over vanwege één fout of één vervelend gesprek. Vaak ontstaat de twijfel langzaam. Je krijgt minder advies, reacties duren langer of je onderneming ontwikkelt zich terwijl de dienstverlening hetzelfde blijft.

Bekijk de uitgebreide gids

Lees hoe overstappen werkt

Praktisch artikel • ongeveer 7 minuten leestijd

Je blijft vaak langer bij een boekhouder dan je eigenlijk wilt

Je boekhouder is waarschijnlijk een van de belangrijkste adviseurs van je onderneming. Hij of zij kent je omzet, kosten, belastingpositie en vaak ook een belangrijk deel van je persoonlijke financiële situatie.

Juist daarom wisselen ondernemers niet gemakkelijk van administratiekantoor. Een overstap voelt al snel ongemakkelijk. Je moet opnieuw uitleggen hoe je onderneming werkt, gegevens moeten worden overgedragen en misschien zie je op tegen het gesprek met je huidige boekhouder.

Veel ondernemers blijven daardoor jarenlang bij hetzelfde kantoor, ook wanneer de dienstverlening eigenlijk niet meer goed aansluit.

Misschien was je administratie vroeger eenvoudig en had je vooral iemand nodig die de btw-aangifte en inkomstenbelasting verzorgde. Inmiddels heb je personeel, investeer je regelmatig, denk je na over een BV of wil je beter kunnen sturen op je cijfers.

Dan veranderen ook de eisen die je aan een boekhouder stelt.

Herken je een of meer van deze signalen?

Eén punt hoeft niet direct een reden te zijn om te vertrekken. Wanneer meerdere signalen structureel terugkomen, is het verstandig om de samenwerking opnieuw te beoordelen.

Veel ondernemers hebben maandenlang geen inhoudelijk contact met hun boekhouder. Pas wanneer de btw-aangifte moet worden ingediend, de jaarrekening klaar is of een belastingaangifte moet worden goedgekeurd, verschijnt er een bericht.

Op zichzelf hoeft beperkt contact geen probleem te zijn. Sommige ondernemers willen vooral dat hun administratie correct wordt verwerkt en nemen zelf contact op wanneer er iets speelt.

Maar stel jezelf eens deze vraag:

Een betrokken boekhouder kijkt niet alleen terug naar wat al is gebeurd. Hij denkt ook mee voordat je belangrijke zakelijke beslissingen neemt.

Bijvoorbeeld wanneer je:

• een auto, machine of ander bedrijfsmiddel wilt aanschaffen;
• personeel wilt aannemen;
• een financiering overweegt;
• een bedrijfspand wilt kopen;
• twijfelt over een overstap naar een BV;
• privévermogen wilt opbouwen of een woning wilt kopen.

Wanneer je alleen achteraf contact hebt, bestaat het risico dat belangrijke kansen of aandachtspunten pas worden besproken wanneer er niets meer aan kan worden veranderd.

Misschien begon je ooit als zzp’er met een overzichtelijke administratie. Je had vooral iemand nodig die je boekhouding bijhield, de btw-aangifte verzorgde en aan het einde van het jaar de aangifte inkomstenbelasting opstelde.

Maar een onderneming blijft zelden jarenlang hetzelfde.

Je omzet groeit, je krijgt grotere klanten, neemt medewerkers aan of investeert in voertuigen, machines en een bedrijfspand. Misschien heb je inmiddels meerdere activiteiten of denk je na over een holdingstructuur.

Op zo’n moment heb je andere vragen:

Een boekhouder die uitstekend paste toen je begon, hoeft niet automatisch de beste keuze te zijn voor de volgende fase van je onderneming.

Dat betekent niet dat je huidige boekhouder iets verkeerd heeft gedaan. Soms zijn jij en je onderneming eenvoudigweg verder gegroeid dan de dienstverlening.

Nog steeds bonnetjes verzamelen. Facturen handmatig doorsturen. Bankmutaties controleren. Gegevens meerdere keren invoeren in verschillende programma’s.

Veel ondernemers accepteren dit omdat zij denken dat administratief werk er nu eenmaal bij hoort. Natuurlijk blijft er altijd informatie nodig vanuit de ondernemer. Maar veel terugkerende handelingen kunnen tegenwoordig veel slimmer worden ingericht.

Denk bijvoorbeeld aan:

• automatische bankkoppelingen;
• digitale verwerking en herkenning van facturen;
• een eenvoudige app voor bonnetjes;
• automatische verwerking van verkoopfacturen;
• digitale goedkeuring van documenten;
• koppelingen met salarisadministratie en andere bedrijfssoftware;
• slimme controles waarmee ontbrekende informatie sneller wordt ontdekt.

Automatisering bespaart niet alleen tijd. Het verkleint ook de kans op fouten en zorgt ervoor dat cijfers sneller beschikbaar zijn.

Bij HM Schilder kijken we daarom niet alleen naar welke software je gebruikt. We onderzoeken vooral welke handelingen slimmer, eenvoudiger en betrouwbaarder kunnen worden ingericht.

Een belastingaangifte correct invullen is iets anders dan fiscaal adviseren.

Een aangifte kijkt voornamelijk terug. De belangrijkste fiscale keuzes worden echter vaak gedurende het jaar gemaakt, ruim voordat de aangifte wordt opgesteld.

Denk aan:

• het juiste moment om een investering te doen;
• de toepassing van investeringsregelingen;
• de keuze tussen een eenmanszaak en een BV;
• de wijze waarop inkomen en vermogen worden opgebouwd;
• pensioenvoorzieningen;
• de combinatie van zakelijke en persoonlijke financiële doelen;
• de fiscale gevolgen van personeel, vastgoed of een bedrijfsopvolging.

Goed fiscaal advies betekent overigens niet dat iedere ondernemer voortdurend nieuwe constructies nodig heeft. Soms is het beste advies juist om niets te veranderen.

Het gaat erom dat belangrijke onderwerpen bewust worden beoordeeld en niet jarenlang onbesproken blijven.

Een administratie is geen verzameling cijfers voor de Belastingdienst. Het is een hulpmiddel waarmee je betere zakelijke beslissingen kunt nemen.

Toch krijgen veel ondernemers pas maanden na afloop van een periode te zien hoe hun onderneming ervoor staat.

Tegen de tijd dat duidelijk wordt dat de winst achterblijft, kosten sterk zijn gestegen of een belastingaanslag hoger wordt dan verwacht, is bijsturen vaak lastiger.

Een dashboard alleen is daarbij niet voldoende. Je moet ook begrijpen wat je ziet en welke acties daarbij horen.

Cijfers krijgen pas waarde wanneer ze tijdig beschikbaar zijn, worden uitgelegd en worden gebruikt om vooruit te kijken.

Iedere ondernemer begrijpt dat een administratiekantoor drukke periodes kent. Rond aangiftetermijnen, jaarrekeningen en vakanties kan een inhoudelijk antwoord soms iets langer duren.

Maar er is een verschil tussen tijdelijk druk zijn en structureel onbereikbaar zijn.

Goede communicatie betekent niet dat iedere vraag binnen een uur volledig moet worden beantwoord. Het betekent wel dat:

• je weet dat je vraag is ontvangen;
• duidelijk is wanneer je een antwoord kunt verwachten;
• afspraken worden nagekomen;
• urgente vragen als urgent worden herkend;
• je niet voortdurend zelf hoeft na te bellen.

Stel dat je een bedrijfsauto wilt kopen, een arbeidscontract wilt aanbieden of een belangrijke financieringsovereenkomst moet tekenen. Dan heb je soms vooraf duidelijkheid nodig.

Wanneer je telkens lang op antwoorden moet wachten, raakt dat niet alleen de samenwerking. Het kan je ook belemmeren bij het nemen van zakelijke beslissingen.

Dit is misschien wel het belangrijkste signaal.

Een boekhouder kent je onderneming vaak door en door. Je bespreekt omzet, winst, schulden, investeringen, risico’s en soms ook persoonlijke of financiële onzekerheden.

Daarvoor is vertrouwen nodig.

Wanneer je merkt dat je:

• vragen liever uitstelt;
• twijfelt aan de opvolging van afspraken;
• je niet serieus genomen voelt;
• het gevoel hebt dat je slechts een nummer bent;
• geen vertrouwen meer hebt in de gegeven adviezen;
• belangrijke plannen niet meer graag bespreekt;

dan is het verstandig om stil te staan bij de samenwerking.

Dat betekent niet automatisch dat één van beide partijen iets verkeerd heeft gedaan. Soms passen verwachtingen, werkwijzen of communicatiestijlen eenvoudigweg niet meer bij elkaar.

Maar zonder vertrouwen kan een goede adviesrelatie moeilijk bestaan.

Wat kan het kosten als je te lang blijft zitten?

Niet overstappen voelt vaak als de gemakkelijkste keuze. Je hoeft geen ongemakkelijk gesprek te voeren en je dossier hoeft niet te worden overgedragen.

Maar blijven terwijl de samenwerking niet meer aansluit, kan ook gevolgen hebben.

Dat betekent niet dat een andere boekhouder ieder probleem direct oplost. Wel is het belangrijk dat de dienstverlening past bij wat jij nodig hebt om je onderneming goed te kunnen leiden.

Wanneer moet je juist niet overstappen?

Niet iedere frustratie hoeft direct te leiden tot een andere boekhouder.

Misschien is je boekhouder tijdelijk erg druk. Misschien heb je bepaalde verwachtingen nooit duidelijk uitgesproken. Of misschien is er sprake van een misverstand dat met één goed gesprek kan worden opgelost.

Bespreek daarom eerst wat je mist. Geef concrete voorbeelden en vertel wat je van de samenwerking verwacht.

Je kunt bijvoorbeeld vragen om:

• een vast jaarlijks of kwartaalgesprek;
• meer inzicht in je actuele cijfers;
• duidelijkere afspraken over reactietijden;
• een beoordeling van je fiscale en juridische structuur;
• een plan om je administratie verder te automatiseren;
• meer aandacht voor je zakelijke en persoonlijke toekomstplannen.

Krijg je daarop een open en constructieve reactie? Dan is een overstap misschien helemaal niet nodig.

Blijkt dat het kantoor de gewenste dienstverlening niet kan of wil bieden, dan weet je dat je twijfel niet is gebaseerd op één irritatie, maar op een structureel verschil tussen jouw behoefte en de aangeboden dienstverlening.

Vijf vragen die je eerst aan je huidige boekhouder kunt stellen

Een eerlijk gesprek geeft vaak meer duidelijkheid dan maandenlang blijven twijfelen. Gebruik bijvoorbeeld deze vijf vragen:

Snelle checklist: past jouw boekhouder nog bij je onderneming?

Beantwoord de onderstaande vragen eerlijk voor jezelf.

Twijfel je nog? Kies de informatie die bij jouw situatie past

Ben je nog aan het onderzoeken of je huidige boekhouder bij je past, of wil je juist weten hoe een overstap praktisch wordt geregeld?

Verder lezen

Vrijblijvend en eerlijk

Wil je weten of jouw boekhouder nog bij je onderneming past?

Een overstap hoeft geen doel op zich te zijn. Soms blijkt dat je huidige boekhouder uitstekend werk levert en dat een goed gesprek voldoende is.

Maar het kan ook zijn dat er kansen blijven liggen op het gebied van fiscaliteit, automatisering, inzicht of financiële planning. Tijdens een vrijblijvende kennismaking bespreken we jouw situatie en geven we eerlijk aan waar verbeteringen mogelijk zijn.

Vraag een vrijblijvende kennismaking aan

Bekijk hoe overstappen werkt

Soms is overstappen verstandig. Soms is blijven de beste keuze. Die eerlijkheid vinden wij belangrijker dan het binnenhalen van een nieuwe klant.