Als ondernemer heb je vaak te maken met kosten in het buitenland. Denk aan brandstof tijdens een zakenreis, hotelovernachtingen voor een conferentie of aankopen van zakelijke goederen bij een leverancier in de EU. Op al deze kosten wordt btw berekend. Het goede nieuws: in veel gevallen kun je die buitenlandse btw terugvragen.

Maar let op: de deadline voor het terugvragen van de btw over 2024 is 30 september 2025. Daarna vervalt je recht. Omdat uitstel niet mogelijk is, is het belangrijk om nu al actie te ondernemen. In dit artikel leggen we je stap voor stap uit hoe het werkt, waar je op moet letten en hoe wij van HM Schilder je kunnen helpen.

Waarom buitenlandse btw terugvragen?

Veel ondernemers weten niet dat ze recht hebben op teruggaaf van btw die ze in een ander EU-land hebben betaald. Toch kan dit bedrag flink oplopen.

Voorbeelden:

• Een zelfstandige die een congres in Duitsland bezoekt en btw betaalt op hotelovernachtingen.

• Een transportondernemer die tankt in België of Frankrijk en btw betaalt op brandstof.

• Een groothandel die zakelijke aankopen doet bij een leverancier in Spanje of Italië.

In al deze gevallen kun je vaak de betaalde btw terugvragen via de Belastingdienst in Nederland. Doe je dit niet, dan laat je simpelweg geld liggen.

Hoe werkt btw terugvragen uit het buitenland?

De teruggaaf verloopt via een speciaal portaal van de Nederlandse Belastingdienst. Dit gaat in drie stappen:

1. Inloggen bij de Belastingdienst
   Je logt in met eHerkenning of DigiD op de daarvoor bestemde website.

2. Indienen van je verzoek
   Je vult per land in hoeveel btw je wilt terugvragen en voegt (digitale) facturen of bonnetjes toe.

3. Doorsturen naar het buitenland
   De Nederlandse Belastingdienst stuurt jouw verzoek binnen 15 dagen door naar de belastingdienst in het betreffende EU-land. Zij beoordelen of je recht hebt op teruggaaf.

Duurt de behandeling langer dan toegestaan, dan kun je zelfs aanspraak maken op coulancerente.

Voorwaarden voor teruggaaf

Niet alle btw kan zomaar teruggevraagd worden. Je moet voldoen aan een aantal voorwaarden:

• Je hebt btw betaald in een ander EU-land in 2024.

• De btw moet zakelijk zijn (dus niet privé).

• Je moet facturen of bonnetjes bewaren als bewijs.

• Geen uitstel mogelijk – de deadline is een harde datum: 30 september 2025.

Heb je btw betaald buiten de EU, bijvoorbeeld in Zwitserland of de VS? Dan geldt een ander proces (via afzonderlijke belastingdiensten).

Veelgemaakte fouten bij btw-teruggaaf

In de praktijk zien wij vaak dat ondernemers fouten maken bij hun aanvraag. En dat kan geld kosten.

Veelvoorkomende fouten:

• Facturen niet volledig of correct ingevuld (geen btw-nummer of adres).

• Te laat indienen (na 30 september = geen recht meer).

• Privékosten indienen die niet aftrekbaar zijn.

• Geen onderscheid maken tussen verlaagd en hoog btw-tarief.

Door deze fouten wordt de aanvraag afgewezen of vertraagd.

Waarom nu al voorbereiden?

Hoewel de deadline pas eind september 2025 is, is het verstandig om nu al te starten met voorbereiden. Hoe eerder je je facturen en bonnetjes verzamelt, hoe makkelijker de aanvraag gaat. Bovendien kun je zo tijdig zien of er aanvullende documenten nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Kan ik btw terugvragen als ik geen Nederlandse btw-aangifte doe?
Ja, zolang je in Nederland ondernemer bent en de kosten zakelijk zijn.

Kan ik btw terugvragen over jaren vóór 2024?
Nee, het terugvragen geldt alleen voor het voorgaande jaar. Voor 2023 is de termijn al verstreken.

Hoelang duurt het voordat ik mijn geld terugkrijg?
Dat verschilt per land, maar gemiddeld duurt de afhandeling enkele maanden.

Moet ik alle bonnetjes uploaden?
Ja, voor hotelkosten en brandstof moet je bonnetjes toevoegen. Zonder bewijs geen teruggaaf.

Hoe helpt HM Schilder jou?

Voor veel ondernemers voelt het terugvragen van buitenlandse btw als een ingewikkeld en tijdrovend proces. Er zijn verschillende formulieren, regels per land en strikte deadlines.

Bij HM Schilder nemen we dit werk graag uit handen:

• We controleren welke btw je mag terugvragen.

• We zorgen dat alle documenten kloppen en compleet zijn.

• We dienen de aanvraag tijdig in bij de Belastingdienst.

• We houden de status voor je in de gaten en voorkomen dat je fouten maakt.

Zo weet je zeker dat je geen geld misloopt en houd jij je tijd over voor je onderneming.

Laat geen geld liggen

Buitenlandse btw terugvragen kan je honderden tot duizenden euro’s schelen. Maar let op: het terugvragen van btw over 2024 kan alleen nog tot 30 september 2025. Daarna is het te laat en vervalt je recht.

Onze tips op een rij:

• Verzamel nu al je facturen en bonnetjes.

• Dien je verzoek op tijd in via de Belastingdienst.

• Zorg dat je aanvraag correct en compleet is.

Wil je zeker weten dat jouw aanvraag goed verloopt? HM Schilder helpt ondernemers stap voor stap met het terugvragen van buitenlandse btw. Neem gerust contact met ons op en wij regelen het voor je.